U vremenima smo velikih promjena i mnoge organizacije preslaguju dosadašnji način rada. Prilikom preslagivanja prirodno je da neko vrijeme nastane kaos i tim se malo pogubi u ulogama tko što mora raditi.
Kako bi se timu pomoglo da se bolje i lakše snađe u novoj organizaciji posla, potrebno je sve uloge i zadatke staviti “na papir“ tj složiti dokument koji to formalizira.
Postoje različite matrice po kojima se mogu procesi poslagati, a u ovom postu fokusirati ćemo se na RASCI metodu.
RASCI je skraćenica za :
- R – Responsible – Onaj tko je odgovaran za izvršavanje povjerenog određenog zadatka.
- A – Accountable (also Approver) – Osoba koja je odgovorna za cijeli projekt, provjerava izvršavanje svih zadataka i njihove kvalitete
- S – Support – Osoba ili osobe koje pružaju potporu tijekom cijelog procesa izvršavanja zadataka
- C – Consulted – osoba ili osobe koje mogu dati dragocjene savjete za provedbu zadatka
- I – Informed – onaj kojeg treba informirati o statusu ili odlukama u zadatku
Ova matrica odgovornosti za posao, također poznata kao linearna shema odgovornosti, na praktičan način opisuje sudjelovanje različitih uloga u ispunjavanju zadata ili poslovnog procesa.
Kako biste složili RASCI potrebno je popisati imena radnih pozicija svih sudionika, zatim popis zadataka po određenom logičnom slijedu. Tako dobijemo križaljku u kojoj povezujemo radnu poziciju i zadataka i svakome definiramo njegovu ulogu.
U ovom pojednostavljenom primjeru, imamo 5 radnih pozicija, jedan proces i 6 koraka tog procesa.
Radne pozicije mogu biti interne i eksterne. Što su koraci procesa jasnije ispisani to će sudionicima biti lakše se snaći na projektu. Kod nekih koraka uputno je dodati i vremenski okvir, primjerice „svakog 15-tog u mjesecu“ ukoliko se radnja ponavlja svaki mjesec, ili određeni datum ukoliko postoji rok i radi se o jednokratnom projektu.